La firma elettronica può essere definita come un processo informatico che, unendo strutture tecniche e legali, si pone l’obiettivo di offrire una valida autenticazione, e una prova di consenso, in relazione ai documenti digitali. È il regolamento europeo eIDAS a disciplinare le varie forme di firma elettronica. Per comprendere meglio l’utilità della firma elettronica è opportuno avere ben chiare quali siano le tipologie esistenti. In questo modo risulterà più semplice comprendere quale opzione adottare in base alle esigenze personali. Si eviterà così di incorrere in errori che rischierebbero di dar vita a problemi a livello organizzativo, se non a conseguenze legali. Non sempre impiegare la “siglatura” con il livello di sicurezza più elevato si rivela la scelta migliore. Per quale motivo? Perché potrebbe risultare superflua e troppo costosa.
Indipendentemente dalla tipologia di firma elettronica scelta, quali sono i vantaggi derivanti dal suo utilizzo? Innanzitutto, non sarà più necessario ricorrere a timbri e strumenti simili da apporre sui documenti, e verrà al contempo ridotto l’impiego di carta. Una volta condiviso online, un documento firmato elettronicamente manterrà appieno il suo valore legale. Inoltre, tale firma permette di stipulare anche a distanza una serie di rapporti contrattuali vincolanti dal punto di vista giuridico, senza rendere necessario muoversi fisicamente, ed evitando di perdere tempo prezioso nell’attesa che il documento da sottoscrivere sia consegnato alla persona chiamata ad apporre la firma.
Presupposto alla base della creazione della firma elettronica è il possesso, da parte del firmatario, di dati unici (anche memorizzati su di un dispositivo). Allo stesso tempo, deve essere possibile dimostrare che, al momento della firma, questi siano stati effettivamente in corso di validità, e in possesso del firmatario. La forma più semplice di firma elettronica richiede, per essere generata, un processo di identificazione informatica che prevede l’impiego di specifiche credenziali di identificazione (un esempio è rappresentato da user-id e password). È possibile ottenere una firma elettronica anche servendosi di strumenti contraddistinti da un maggiore livello di sicurezza; a rispondere a tale esigenza sono, tra gli altri:
La Firma Elettronica Semplice (o FES), come le credenziali utilizzate per accedere a un sito Web o la scansione di una firma cartacea apposta su un documento informatico, rappresenta una tipologia di firma cui non viene riconosciuta validità giuridica. Dal canto suo, la Firma Elettronica Avanzata (o FEA) costituisce una tipologia di firma più “forte” e, in quanto tale, utilizzabile per sottoscrivere diverse tipologie di contratti e di scritture private. Oggigiorno, anche senza rendersene conto, qualsiasi persona si trova a fare uso delle diverse tipologie di firma elettronica. È sufficiente pensare, a tal proposito, alla firma posta in calce a una email comune (una forma di firma elettronica semplice), o alla PEC (rientra nella definizione di firma elettronica avanzata).
Se l’obiettivo è inviare una comunicazione a un privato, e il contenuto della missiva non risulta particolarmente sensibile, è sufficiente scrivere in calce alla email il proprio nome. Quello appena descritto costituisce un perfetto esempio di firma elettronica semplice. Qualora, invece, l’intenzione sia spedire documenti necessari per poter prendere parte a un concorso pubblico, sarà la PEC a determinare con certezza l’esistenza di uno specifico documento a una data e a un’ora precise. Si ha a che fare, in questo caso, con una firma elettronica avanzata.
La FEA può trarre vantaggio, come accennato qualche riga fa, dall’impiego di dispositivi OTP. La sigla “OTP” è l’acronimo di “One Time Password”. Si tratta, nello specifico, di una procedura innovativa che consente al firmatario di apporre la propria firma elettronicamente su di un documento via smartphone servendosi di una password valida per una singola sessione di firma. Ogni firma richiederà una nuova password, a tutto vantaggio della sicurezza. La procedura, in genere, prevede la richiesta al firmatario di numero di cellulare ed indirizzo email (necessari per l’invio dei documenti in formato elettronico). La medesima persona riceverà un SMS contenente il codice univoco da inserire; a inserimento avvenuto il documento risulterà firmato.
Approfondendo la conoscenza della firma elettronica semplice, è importante ricordare come questa sia costituita da un insieme di dati elettronici, legati ad altri dati per mezzo di una associazione logica. Per quanto concerne il valore probatorio della FES, è un giudice a valutarlo caso per caso. Questo in quanto tale firma elettronica non è in grado di assicurare al documento in cui appare l’immodificabilità; e lo stesso documento non è esente dal rischio di subire modifiche.
A caratterizzare la tipologia standard di firma elettronica, ossia quella “avanzata”, è la connessione univoca che si viene a creare con il firmatario, identificabile con assoluta sicurezza. Altro suo punto di forza è che sussiste la possibilità di individuare eventuali modifiche apportate al documento. La conseguenza più ovvia? L’efficacia probatoria della firma elettronica avanzata è paragonabile a quella di una scrittura privata. Ciò nonostante, non risulta idonea alla sottoscrizione di determinati documenti, contratti immobiliari in primis.
Da quanto scritto finora appare chiaro come la FEA risulti più pratica, velocizzando i processi di firma. Normalmente, si presenta in forma di firma grafometrica nello sportello di accoglienza delle imprese o di uno studio professionale. La FES, invece, si mostra utile nella quotidianità, permettendo a chi firma di identificarsi in contesti informali, e quando non sorge l’esigenza di conferire valore legale a un documento.
È l’art.25 di eIDAS a stabilire gli effetti giuridici delle firme elettroniche. Tale articolo esordisce indicando come non sia possibile negare questi effetti. Al contempo, l’eIDAS stabilisce l’ammissibilità della stessa firma elettronica nei procedimenti giudiziali. Può essere impiegata nei contratti oggetto del comma 13 dell’art.1350 Codice Civile. Non ha validità, al contrario, nei contratti che richiedono maggiori tutele (oltre alle già citate vendite immobiliari si ricordano quelle indicate nel comma 1-12 dello stesso art.1350).
Pur essendo la tipologia di firma più “elementare”, la firma elettronica semplice ha trovato ampia applicazione in diversi ambiti. E gran parte della sua fama è legata alla semplicità d’uso. Infatti non prevede procedure specifiche di sottoscrizione basate sull’utilizzo di strumenti idonei a garantire autenticità e integrità del documento sottoposto a firma. Ma questo non significa affatto che la corretta applicazione della firma non possa assumere valore probatorio. Lo farà qualora siano adottati accorgimenti volti ad assicurare stabilità, autenticità, sicurezza e stabilità del documento.
Nel breve volgere di pochi anni, la firma elettronica si è diffusa in qualunque settore economico, rispondendo alle esigenze soprattutto di aziende private di piccole e medie dimensioni. Ad oggi sussistono ancora alcuni limiti di utilizzo nella pubblica amministrazione. Avere la possibilità di integrare la firma digitale nelle “soluzioni lavorative” (ad esempio nei servizi di fatturazione elettronica e nelle piattaforme documentali) si rivela una soluzione ottimale per agevolare gli iter burocratici, spesso lunghi e “contorti”, riducendo le tempistiche in un’ottica di sostenibilità.
In una realtà tecnologica e altamente concorrenziale il tempo risulta fattore sempre più prezioso. Ecco per quale motivo, nei flussi approvativi è essenziale disporre di strumenti di firma flessibili, e che si dimostrino semplici da usare. Gli strumenti, inoltre, dovrebbero riuscire ad armonizzarsi al processo che porta a generare il documento informatico. Il documento stesso dovrà successivamente essere conservato a norma; un passaggio essenziale che, tra l’altro, garantirà validità probatoria per gli anni a venire.
L’azienda europea Yousign, attiva dal 2013, si è posta fin dall’inizio l’obiettivo di agevolare lo sviluppo degli accordi economici tra le imprese di tutto il mondo. Questo l’ha portata a includere, tra i servizi offerti, diverse tipologie di firma elettronica. Alla firma elettronica semplice, e quella avanzata, si è affiancata la firma elettronica avanzata OTP. Dal portale di Yousign, chi necessita di firma elettronica non deve far altro che caricare il documento del firmatario, attendendo l’immediata verifica. Quando necessario, spetterà a un controllo manuale rendere ancora più veloce il processo di firma. Sarà il codice OTP a confermare l’identità. Sempre l’OTP si differenzia per la capacità nell’effettuare una doppia identificazione del firmatario.
La firma elettronica proposta da Yousign è vantaggiosa anche prendendo in esame la praticità. Chi è chiamato a firmare un documento non dovrà fare altro che scorrere con il dito per apporla. Terminata l’operazione verrà creato il relativo certificato di firma. Avere a disposizione uno strumento comodissimo come la firma elettronica significa poter contare su una soluzione davvero utile nell’ambito del processo conosciuto come Contract management. Questo appare chiaro ricordando i principali obiettivi di tale processo: documentare gli accordi contrattali e chiudere i contratti.
Yousign ha ottenuto la certificazione ETSI per la firma elettronica, la marcatura temporale e il sigillo elettronico. La piattaforma adottata è stata creata appositamente per ottimizzare i flussi di approvazione, ma anche per fornire adeguata protezione agli accordi. Ad aver già approfittato della firma elettronica Yousign sono stati milioni di aziende appartenenti a settori molto diversi tra loro. Dalle software house alle attività impegnate nelle vendite retail, dalle aziende del comparto finanziario alle ONG, fino alle realtà attive nel settore educativo e a chiunque si occupi di contratti di assunzione, la lista di clienti soddisfatti continua ad aumentare.
L’impatto lasciato dalla firma elettronica sulle tempistiche di completamento dei processi è innegabile. Grazie a questo strumento si è assistito anche alla riduzione dei costi associati alla carta, e a una minore dipendenza da processi di stampa, scansione e affrancatura. La FES e la FEA contribuiscono anche a ridurre gli errori nelle fasi di inserimento, archiviazione e recupero dei dati.